Lorsque la délicate jonglerie entre obligations administratives, personnelles et professionnelles devient trop délicate, il est temps d’envisager un Assistant Personnel. Alors que le rôle du Pennsylvanie dans la culture populaire joue un rôle de plus en plus important – Kristen Stewart, Anne Hathaway et Scarlett Johansson ont toutes assumé à un moment donné des rôles d’assistante personnelle dans des films – l’alchimie de ce qui crée l’assistant personnel parfait est difficile à comprendre. La citation de Joseph Addison ci-dessus démontre la fonction essentielle d'un assistant personnel : alléger le fardeau des autres en rationalisant le processus, en étant constamment professionnel et en maintenant un niveau de diligence élevé. Votre assistant personnel sera inextricablement lié aux préoccupations professionnelles et personnelles les plus importantes de votre journée, ainsi qu'au processus d'embauche de une excellente sonorisation est l'un de nos plus stricts. Ci-dessous, nous décrivons les trois qualités clés que tout employeur devrait rechercher chez son PA.
"Personne n'est plus chéri dans ce monde que quelqu'un qui allège le fardeau d'autrui", Joseph Addison.
Un assistant personnel doit avoir une approche flexible
À mesure que votre travail ou votre vie personnelle évolue, les exigences de votre assistant personnel évoluent également. En tant que tel, vous avez besoin d'une personne possédant un ensemble flexible de compétences et personnalité. Certaines compétences sont universelles dans les descriptions des emplois d'AP, comme d'excellentes compétences interpersonnelles, le souci du détail et une bonne maîtrise des fonctions informatiques. Être un bon multitâche, par exemple, est au cœur de l’essence même d’un rôle d’AP. Cependant, remettez en question lors des entretiens et insérez dans les contrats la possibilité que les exigences du rôle soient susceptibles de changer, et le candidat PA devra exécuter les tâches « telles qu'elles lui sont assignées ». Roberta Chinsky Matuson, fondatrice et directrice de Human Resource Solutions, une société de conseil en ressources humaines, déclare que c'est essentiel, afin qu'« une personne embauchée ne revienne pas et dise « ce n'était pas dans ma description de poste ». Un bon PA est celui qui a une approche flexible, celui qui est capable d'acquérir de nouvelles compétences sur le tas pour répondre à vos besoins.
Une attitude proactive
Être assistant personnel implique bien plus que simplement gérer des tâches administratives et gérer des plannings. Cela nécessite un ensemble unique de qualités et de compétences qui peuvent faire une différence significative en améliorant votre productivité et en rationalisant votre vie quotidienne. Les employeurs recherchent des assistants personnels possédant trois qualités essentielles qui vont au-delà des bases et les transforment en atouts indispensables à leurs efforts professionnels et personnels.
- Jugement précis et compétences d'anticipation : Un assistant personnel exceptionnel possède la capacité d'anticiper vos besoins et de prendre des décisions éclairées en votre nom. Ils ont un sens aigu du jugement, ce qui leur permet de prioriser les tâches et d'allouer efficacement les ressources. Grâce à leur évaluation perspicace de vos préférences, de vos priorités et de votre style de travail, ils peuvent aligner en toute transparence leurs activités sur les vôtres, créant ainsi une synergie harmonieuse qui optimise votre productivité et vous fait gagner un temps précieux.
- Approche et initiative proactives : les employeurs apprécient grandement les assistants personnels qui prennent des mesures proactives pour améliorer l'efficacité et dépasser les attentes. Ces personnes vont au-delà des tâches administratives de base en recherchant constamment des moyens de rationaliser les processus, d'améliorer les flux de travail et de suggérer des solutions innovantes. Leur état d'esprit proactif leur permet d'identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent, atténuant ainsi les risques et garantissant le bon fonctionnement des opérations. En prenant des initiatives et en anticipant, ils deviennent indispensables pour gérer les imprévus et vous accompagner dans l’atteinte de vos objectifs.
- Fiabilité et indépendance : un assistant personnel doté d’un haut niveau de fiabilité et d’indépendance est un atout précieux dans tout contexte professionnel. Ils possèdent l’intégrité nécessaire pour traiter les informations sensibles et maintenir la confidentialité à tout moment. Les employeurs comptent sur leurs assistants personnels pour agir en tant que représentants, prendre des décisions et interagir avec les parties prenantes en leur nom. Il est donc essentiel qu’un assistant personnel fasse preuve d’un bon jugement, de professionnalisme et d’une capacité à faire preuve de discrétion dans diverses situations. Leur indépendance leur permet d’aborder les tâches en toute confiance et de résoudre les problèmes sans supervision constante, vous donnant ainsi la liberté de vous concentrer sur vos principales responsabilités.
En incarnant ces qualités, un assistant personnel devient un partenaire précieux, repensant votre style de vie et simplifiant votre agenda quotidien. Ils s’intègrent parfaitement dans votre vie professionnelle et personnelle, devenant un confident de confiance et une extension de vos capacités. Qu'il s'agisse de coordonner des horaires complexes, de gérer des communications importantes ou de gérer une logistique complexe, un assistant personnel doté de ces qualités essentielles garantit que vos besoins sont anticipés, que les priorités sont respectées et que votre efficacité globale est maximisée.
Lorsque vous recherchez un assistant personnel, donnez la priorité à ces qualités ainsi qu’aux compétences et expériences pertinentes. Ensemble, ils créent les bases d’un partenariat réussi et vous permettent de tirer le meilleur parti de vos efforts professionnels et personnels.
Une excellente première impression
En tant que PA, cette personne est votre porte-parole et le visage de votre entreprise/marque. En accomplissant des tâches administratives essentielles en votre nom, leurs paroles et leurs actions sont une extension des vôtres ; de toute évidence, vous avez besoin de quelqu’un avec une attitude amicale et un professionnalisme consommé. Par conséquent, de nombreux employeurs potentiels gardent continuellement les yeux ouverts pour trouver une personne en grève correspondant à cette description. S'ils vous ont fait une bonne première impression, il est probable qu'ils feront de même avec d'autres membres de vos cercles sociaux et professionnels. Chez Irving Scott, nous comprenons qu'une personnalité magnétique doit compléter un ensemble de compétences exceptionnelles. Lorsque vous répondez à notre sélection, considérez la liste comportementale des traits que vous appréciez le plus chez un AP potentiel et accordez à cette considération une égale mesure aux caractéristiques expérientielles.
Irving Scott considère les caractéristiques ci-dessus comme des exigences essentielles pour chaque PA de son vivier de talents ; aux côtés des principales caractéristiques de tact, de discrétion et d'excellente résolution de problèmes. En nous permettant d'éviter en votre nom le processus de recherche souvent épuisant, nous raccourcissons votre itinéraire vers trouver un excellent PA. Le Guardian a récemment déclaré que « là où un assistant adjoint ou un secrétaire avait un rôle purement réactif, ils trouvent désormais de manière proactive de nouvelles façons d'améliorer les processus et de contribuer aux objectifs de l'organisation. » Irving Scott veillera à ce que votre PA vous aide à atteindre vos objectifs, avec flexibilité, proactivité et professionnalisme à chaque étape du processus.
