Wenn das heikle Gleichgewicht zwischen administrativen, persönlichen und beruflichen Verpflichtungen zu schwierig wird, ist es an der Zeit, einen persönlichen Assistenten in Betracht zu ziehen. Während die Rolle des PA in der Populärkultur eine immer größere Rolle spielt – Kristen Stewart, Anne Hathaway und Scarlett Johansson haben alle irgendwann einmal die Rolle von PAs in Filmen übernommen –, ist die Alchemie dessen, was den perfekten persönlichen Assistenten ausmacht, schwer zu verstehen. Das obige Zitat von Joseph Addison verdeutlicht die Kernfunktion eines persönlichen Assistenten: die Belastung anderer durch Rationalisierung von Prozessen, konstante Professionalität und einen hohen Pflegestandard zu verringern. Ihr persönlicher Assistent ist untrennbar mit den wichtigsten beruflichen und persönlichen Belangen Ihres Tages und dem Einstellungsprozess verbunden eine ausgezeichnete PA ist eine unserer strengsten Anforderungen. Im Folgenden beschreiben wir die drei wichtigsten Eigenschaften, auf die jeder Arbeitgeber bei seiner persönlichen Assistentin achten sollte.
„Niemand auf dieser Welt wird mehr geschätzt als jemand, der einem anderen die Last erleichtert“, Joseph Addison.
Ein persönlicher Assistent sollte flexibel sein
Wenn sich Ihr Beruf oder Ihr Privatleben weiterentwickelt, ändern sich auch die Anforderungen an Ihren persönlichen Assistenten. Daher benötigen Sie jemanden mit flexiblen Fähigkeiten und Persönlichkeit. Einige Fähigkeiten sind in Beschreibungen für PA-Jobs allgemein üblich, wie z. B. hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten, Detailorientierung und gute Computerkenntnisse. Gute Multitasking-Fähigkeiten sind beispielsweise für die eigentliche Rolle eines PA von zentraler Bedeutung. Erwähnen Sie jedoch in Vorstellungsgesprächen und Verträgen die Möglichkeit, dass sich die Anforderungen der Rolle ändern können und vom PA-Kandidaten erwartet wird, die Aufgaben „wie zugewiesen“ auszuführen. Roberta Chinsky Matuson, Gründerin und Leiterin von Human Resource Solutions, einem Personalberatungsunternehmen, sagt, dies sei unerlässlich, damit „ein Neuzugang nicht zurückkommt und sagt: ‚Das stand nicht in meiner Stellenbeschreibung‘“. Ein guter PA ist einer mit flexibler Herangehensweise, der in der Lage ist, im Job neue Fähigkeiten zu erlernen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Eine proaktive Haltung
Als persönlicher Assistent muss man viel mehr tun, als nur Verwaltungsaufgaben zu erledigen und Zeitpläne zu verwalten. Es erfordert eine Reihe einzigartiger Qualitäten und Fähigkeiten, die einen erheblichen Unterschied bei der Steigerung Ihrer Produktivität und der Rationalisierung Ihres täglichen Lebens ausmachen können. Arbeitgeber suchen persönliche Assistenten, die über drei wesentliche Qualitäten verfügen, die über die Grundlagen hinausgehen und sie zu unverzichtbaren Helfern für ihre beruflichen und persönlichen Bemühungen machen.
- Präzises Urteilsvermögen und vorausschauende Fähigkeiten: Ein außergewöhnlicher persönlicher Assistent verfügt über die Fähigkeit, Ihre Bedürfnisse vorherzusehen und fundierte Entscheidungen in Ihrem Namen zu treffen. Sie verfügen über ein ausgeprägtes Urteilsvermögen, das es ihnen ermöglicht, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen effizient zu verteilen. Mit ihrer aufschlussreichen Einschätzung Ihrer Vorlieben, Prioritäten und Ihres Arbeitsstils können sie ihre Aktivitäten nahtlos an Ihre anpassen und so eine harmonische Synergie schaffen, die Ihre Produktivität optimiert und Ihnen wertvolle Zeit spart.
- Proaktiver Ansatz und Initiative: Arbeitgeber schätzen persönliche Assistenten sehr, die proaktive Maßnahmen ergreifen, um die Effizienz zu steigern und Erwartungen zu übertreffen. Diese Personen gehen über grundlegende Verwaltungsaufgaben hinaus, indem sie ständig nach Möglichkeiten suchen, Prozesse zu rationalisieren, Arbeitsabläufe zu verbessern und innovative Lösungen vorzuschlagen. Ihre proaktive Denkweise ermöglicht es ihnen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen, Risiken zu mindern und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Indem sie die Initiative ergreifen und immer einen Schritt voraus denken, sind sie unverzichtbar bei der Bewältigung unvorhergesehener Herausforderungen und unterstützen Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele.
- Vertrauenswürdigkeit und Unabhängigkeit: Ein persönlicher Assistent mit einem hohen Maß an Vertrauenswürdigkeit und Unabhängigkeit ist in jedem beruflichen Umfeld ein wertvolles Gut. Sie verfügen über die Integrität, mit vertraulichen Informationen umzugehen und jederzeit die Vertraulichkeit zu wahren. Arbeitgeber verlassen sich darauf, dass ihre persönlichen Assistenten als ihre Vertreter fungieren, in ihrem Namen Entscheidungen treffen und mit Interessengruppen interagieren. Daher ist es für einen persönlichen Assistenten wichtig, ein gesundes Urteilsvermögen, Professionalität und die Fähigkeit zu zeigen, in verschiedenen Situationen Diskretion zu üben. Ihre Unabhängigkeit ermöglicht es ihnen, Aufgaben souverän anzugehen und Probleme ohne ständige Aufsicht zu lösen, sodass Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Durch die Verkörperung dieser Eigenschaften wird ein persönlicher Assistent zu einem unschätzbar wertvollen Partner, der Ihren Lebensstil neu gestaltet und Ihren Tagesablauf vereinfacht. Sie integrieren sich nahtlos in Ihr Berufs- und Privatleben und werden zu einem vertrauenswürdigen Vertrauten und einer Erweiterung Ihrer Fähigkeiten. Ganz gleich, ob es darum geht, komplexe Zeitpläne zu koordinieren, wichtige Kommunikation zu verwalten oder komplizierte Logistik abzuwickeln – ein persönlicher Assistent mit diesen wesentlichen Eigenschaften stellt sicher, dass Ihre Bedürfnisse antizipiert, Prioritäten erfüllt und Ihre Gesamteffizienz maximiert wird.
Wenn Sie einen persönlichen Assistenten suchen, sollten Sie neben den relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen auch auf diese Eigenschaften achten. Zusammen bilden sie die Grundlage für eine erfolgreiche Partnerschaft und ermöglichen es Ihnen, das Beste aus Ihren beruflichen und persönlichen Bemühungen zu machen.
Ein toller erster Eindruck
Als Ihre persönliche Assistentin ist diese Person Ihr Sprecher und das Gesicht Ihres Unternehmens/Ihrer Marke. Sie erfüllt in Ihrem Namen zentrale Verwaltungsaufgaben und ihre Worte und Taten sind eine Erweiterung Ihrer eigenen. Sie brauchen also jemanden mit einem freundlichen Auftreten und absoluter Professionalität. Daher halten viele angehende Arbeitgeber ständig Ausschau nach einer auffälligen Person, die dieser Beschreibung entspricht. Wenn diese Person bei Ihnen einen großartigen ersten Eindruck hinterlassen hat, ist es wahrscheinlich, dass sie dies auch bei anderen in Ihrem sozialen und beruflichen Umfeld tun wird. Bei Irving Scott wissen wir, dass eine anziehende Persönlichkeit ein außergewöhnliches Könnensprofil ergänzen muss. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl unserer Assistentin die Verhaltenseigenschaften, die Sie bei einer potenziellen persönlichen Assistentin am meisten schätzen, und berücksichtigen Sie diese ebenso wie ihre Erfahrungsmerkmale.
Irving Scott hält die oben genannten Eigenschaften für wesentliche Anforderungen an jede PA in seinem Talentpool; neben den Haupteigenschaften Taktgefühl, Diskretion und hervorragende Problemlösung. Indem wir den oft anstrengenden Suchprozess für Sie umgehen, verkürzen wir Ihren Weg zu Suche nach einer hervorragenden PA. Der Guardian sagte kürzlich: „Während ein PA oder eine Sekretärin früher eine rein reaktive Rolle hatten, finden sie jetzt proaktiv neue Wege, um Prozesse zu verbessern und zu den Zielen der Organisation beizutragen.“ Irving Scott stellt sicher, dass Ihr PA Sie bei jedem Schritt mit Flexibilität, Proaktivität und Professionalität dabei unterstützt, Ihre Ziele zu erreichen.
