Kun hallinnollisten, henkilökohtaisten ja ammatillisten velvoitteiden herkkä jongleeraaminen käy liian hankalaksi, on aika harkita henkilökohtaista avustajaa. Vaikka rooli PA populaarikulttuurissa on yhä suurempi rooli – Kristen Stewart, Anne Hathaway ja Scarlett Johansson ovat kaikki jossain vaiheessa ottaneet roolit PA:ina elokuvissa – täydellisen henkilökohtaisen avustajan luomisen alkemiaa on vaikea ymmärtää. Yllä oleva Joseph Addisonin lainaus osoittaa henkilökohtaisen avustajan ydintehtävän – keventää muiden taakkaa virtaviivaistamalla prosesseja, olemalla jatkuvasti ammattitaitoinen ja huolehtimalla korkeatasoisesta hoidosta. Henkilökohtainen avustajasi on erottamattomasti sidottu päiväsi tärkeimpiin ammatillisiin ja henkilökohtaisiin huolenaiheisiin sekä palkkausprosessiin erinomainen PA on yksi tiukimmista. Alla hahmotellaan kolme keskeistä ominaisuutta, joita jokaisen työnantajan tulee etsiä PA-työstään.
"Kukaan ei ole rakastettu tässä maailmassa kuin joku, joka keventää toisen taakkaa", Joseph Addison.
Henkilökohtaisella avustajalla tulee olla joustava lähestymistapa
Kun työsi tai henkilökohtainen elämäsi kehittyy, myös henkilökohtaisen avustajasi vaatimukset muuttuvat. Sellaisenaan tarvitset jonkun, jolla on joustavat taidot ja persoonallisuus. Jotkut taidot ovat yleisiä PA-töiden kuvauksissa, kuten erinomaiset vuorovaikutustaidot, yksityiskohtiin keskittyminen ja hyvä tietoisuus tietokoneen toiminnoista. Esimerkiksi hyvä monen työn tekijänä oleminen on keskeistä PA-roolin olemuksessa. Kyseenalaista kuitenkin haastatteluissa ja liitä sopimuksiin mahdollisuus, että roolin vaatimukset voivat muuttua, ja PA-ehdokkaan odotetaan suorittavan tehtäviä "määräyksen mukaan". Roberta Chinsky Matuson, HR-konsultointiyrityksen Human Resource Solutions -yrityksen perustaja ja johtaja, sanoo tämän olevan välttämätöntä, jotta "työntekijä ei palaa sanomaan "se ei kuulunut työnkuvaani". Hyvä PA on joustava lähestymistapa, joka pystyy oppimaan uusia taitoja työssä tarpeidesi mukaan.
Ennakoiva asenne
Henkilökohtaisena avustajana oleminen edellyttää paljon muutakin kuin vain hallinnollisten tehtävien hoitamista ja aikataulujen hallintaa. Se vaatii ainutlaatuisia ominaisuuksia ja taitoja, jotka voivat parantaa merkittävästi tuottavuuttasi ja virtaviivaistaa jokapäiväistä elämääsi. Työnantajat etsivät henkilökohtaisia avustajia, joilla on kolme olennaista ominaisuutta, jotka menevät perusasiat pidemmälle ja muuttavat heistä korvaamattoman hyödykkeen ammatillisiin ja henkilökohtaisiin pyrkimyksiinsä.
- Tarkat arvostelu- ja ennakointitaidot: Poikkeuksellinen henkilökohtainen avustaja osaa ennakoida tarpeitasi ja tehdä tietoisia päätöksiä puolestasi. Heillä on hyvä harkintakyky, minkä ansiosta he voivat priorisoida tehtäviä ja jakaa resursseja tehokkaasti. Heidän oivaltava arviointinsa mieltymyksistäsi, prioriteeteistasi ja työtyylistäsi he voivat sovittaa toimintansa saumattomasti yhteen sinun kanssasi ja luoda harmonisen synergian, joka optimoi tuottavuuden ja säästää arvokasta aikaasi.
- Ennakoiva lähestymistapa ja aloite: Työnantajat arvostavat suuresti henkilökohtaisia avustajia, jotka ryhtyvät ennakoiviin toimiin tehostaakseen tehokkuutta ja ylittääkseen odotukset. Nämä henkilöt ylittävät perushallinnolliset tehtävät etsimällä jatkuvasti tapoja virtaviivaistaa prosesseja, parantaa työnkulkua ja ehdottaa innovatiivisia ratkaisuja. Heidän ennakoivan ajattelutapansa avulla he voivat tunnistaa mahdolliset ongelmat ennen niiden syntymistä, vähentää riskejä ja varmistaa sujuvan toiminnan. Ottamalla aloitteen ja ajattelemalla askeleen eteenpäin heistä tulee välttämättömiä odottamattomien haasteiden hallinnassa ja tukena tavoitteidesi saavuttamisessa.
- Luotettavuus ja riippumattomuus: Henkilökohtainen avustaja, jolla on korkea luotettavuus ja riippumattomuus, on arvokas voimavara missä tahansa ammatillisessa ympäristössä. Heillä on rehellisyys käsitellä arkaluonteisia tietoja ja säilyttää luottamuksellisuus aina. Työnantajat luottavat henkilökohtaisiin avustajiinsa, jotka toimivat edustajinaan, tekevät päätöksiä ja ovat vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa heidän puolestaan. Siksi henkilökohtaisen avustajan on tärkeää osoittaa järkevää harkintakykyä, ammattitaitoa ja kykyä käyttää harkintaa eri tilanteissa. Heidän riippumattomuutensa ansiosta he voivat käsitellä tehtäviä ja ratkaista ongelmia ilman jatkuvaa valvontaa, mikä antaa sinulle vapauden keskittyä ydintehtäviisi.
Näitä ominaisuuksia toteuttamalla henkilökohtaisesta avustajasta tulee korvaamaton kumppani, joka uudistaa elämäntyyliäsi ja yksinkertaistaa päivittäistä ohjelmaa. He integroituvat saumattomasti työ- ja henkilökohtaiseen elämääsi ja heistä tulee luotettu uskottu henkilö ja kykyjesi laajennus. Olipa kyse monimutkaisten aikataulujen koordinoinnista, tärkeän viestinnän hallinnasta tai monimutkaisen logistiikan hoitamisesta, nämä olennaiset ominaisuudet omaava henkilökohtainen avustaja varmistaa, että tarpeesi ennakoidaan, prioriteetit täyttyvät ja kokonaistehokkuutesi on maksimoitu.
Kun etsit henkilökohtaista avustajaa, aseta nämä ominaisuudet etusijalle asianmukaisten taitojen ja kokemuksen ohella. Yhdessä ne luovat perustan onnistuneelle kumppanuudelle ja antavat sinun saada kaiken irti ammatillisista ja henkilökohtaisista ponnisteluistasi.
Upea ensivaikutelma
PA:na tämä henkilö on puolestasi ja yrityksesi/brändisi kasvot. Keskeisten hallinnollisten tehtävien suorittaminen puolestasi, heidän sanansa ja teonsa ovat sinun jatkeasi; selvästikin tarvitset jonkun, jolla on ystävällinen käytös ja täydellinen ammattitaito. Näin ollen monet pyrkivät työnantajat pitävät silmänsä jatkuvasti auki, löytääkseen huomiota herättävän henkilön, joka vastaa tätä kuvausta. Jos he tekivät sinuun loistavan ensivaikutelman, he tekevät todennäköisesti samoin muiden sosiaalisissa ja ammatillisissa piireissäsi. Me Irving Scottilla ymmärrämme, että magneettisen persoonallisuuden on täydennettävä poikkeuksellista taitoa. Kun täytät valintamme, harkitse käyttäytymisluetteloa ominaisuuksista, joita arvostat eniten tulevassa PA:ssa, ja ota tämä huomioon yhtäläisesti niiden kokemuksellisten ominaisuuksien rinnalla.
Irving Scott pitää yllä mainitut ominaisuudet olennaisina vaatimuksina jokaiselle PA:lle lahjakkuuspoolissaan; tärkeimpien ominaisuuksien ohella tahdikkuutta, harkintaa ja erinomaista ongelmanratkaisukykyä. Antamalla meidän puolestasi kiertää usein uuvuttavan hakuprosessin, ohjaamme reittiäsi löytää erinomainen PA. The Guardian sanoi äskettäin, että "jos PA tai sihteeri ennen olivat puhtaasti reaktiivisessa roolissa, he etsivät nyt ennakoivasti uusia tapoja parantaa prosesseja ja edistää organisaation tavoitteita." Irving Scott varmistaa, että PA auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi joustavasti, proaktiivisesti ja ammattimaisesti joka vaiheessa.
