När den känsliga jongleringen mellan administrativa, personliga och professionella skyldigheter blir för svår är det dags att överväga en personlig assistent. PA i populärkulturen spelar en allt större funktion – Kristen Stewart, Anne Hathaway och Scarlett Johansson har alla antagit roller som PA i filmer någon gång – alkemin kring vad som skapar den perfekta personliga assistenten är svår att förstå. Joseph Addisons citat ovan visar kärnfunktionen hos en personlig assistent – att lätta på andras börda genom att effektivisera processen, vara ständigt professionell och hålla en hög standard på vård. Din personliga assistent kommer att vara oupplösligt bunden i de viktigaste professionella och personliga frågorna i din dag, och anställningsprocessen för en utmärkt PA är en av våra strängaste. Nedan beskriver vi de tre nyckelegenskaperna som varje arbetsgivare bör leta efter i sin PA.
"Ingen är mer omhuldad i den här världen än någon som lättar en annans börda", Joseph Addison.
En personlig assistent bör ha ett flexibelt förhållningssätt
I takt med att ditt jobb eller personliga liv utvecklas, kommer kraven från din personliga assistent också att utvecklas. Som sådan behöver du någon med en flexibel uppsättning kompetenser och personlighet. Vissa färdigheter är universella i beskrivningar för PA-jobb, såsom utmärkta interpersonella färdigheter, att vara detaljorienterad och ett bra dropp på datorfunktioner. Att vara en bra mångsysslare är till exempel centralt för själva kärnan i en PA-roll. Men, ifrågasätta i intervjuer, och infoga i kontrakt, möjligheten att kraven i rollen kan ändras, och PA-kandidaten förväntas utföra uppgifter "som tilldelas". Roberta Chinsky Matuson, grundare och rektor för Human Resource Solutions, ett HR-konsultföretag, säger att detta är viktigt, så att "en anställd inte kommer tillbaka och säger "det stod inte i min arbetsbeskrivning". En bra PA är en med ett flexibelt förhållningssätt, en som kan lära sig nya färdigheter på jobbet för att passa dina behov.
En proaktiv attityd
Att vara personlig assistent innebär mycket mer än att bara sköta administrativa uppgifter och sköta scheman. Det kräver en unik uppsättning egenskaper och färdigheter som kan göra en betydande skillnad för att förbättra din produktivitet och effektivisera ditt dagliga liv. Arbetsgivare söker personliga assistenter som har tre väsentliga egenskaper som går utöver grunderna och förvandlar dem till oumbärliga tillgångar för deras professionella och personliga ansträngningar.
- Exakt omdöme och förutseende färdigheter: En exceptionell personlig assistent har förmågan att förutse dina behov och fatta välgrundade beslut å dina vägnar. De har en stark känsla för omdöme, vilket gör att de kan prioritera uppgifter och fördela resurser effektivt. Med sin insiktsfulla bedömning av dina preferenser, prioriteringar och arbetsstil kan de sömlöst anpassa sina aktiviteter till dina, vilket skapar en harmonisk synergi som optimerar din produktivitet och sparar värdefull tid.
- Proaktivt förhållningssätt och initiativ: Arbetsgivare värderar personliga assistenter högt som vidtar proaktiva åtgärder för att öka effektiviteten och överträffa förväntningarna. Dessa individer går utöver grundläggande administrativa uppgifter genom att ständigt söka sätt att effektivisera processer, förbättra arbetsflöden och föreslå innovativa lösningar. Deras proaktiva tänkesätt gör att de kan identifiera potentiella problem innan de uppstår, vilket minskar risker och säkerställer smidig drift. Genom att ta initiativ och tänka steget före blir de oumbärliga för att hantera oförutsedda utmaningar och stödja dig i att nå dina mål.
- Pålitlighet och oberoende: En personlig assistent med hög nivå av pålitlighet och oberoende är en värdefull tillgång i alla professionella miljöer. De har integriteten att hantera känslig information och upprätthålla konfidentialitet hela tiden. Arbetsgivare förlitar sig på att deras personliga assistenter fungerar som deras representanter, fattar beslut och interagerar med intressenter för deras räkning. Därför är det viktigt för en personlig assistent att visa sundt omdöme, professionalism och förmåga att utöva diskretion i olika situationer. Deras oberoende gör att de kan ta itu med uppgifter och lösa problem utan ständig övervakning, vilket ger dig friheten att fokusera på dina kärnansvar.
Genom att förkroppsliga dessa egenskaper blir en personlig assistent en ovärderlig partner, förnyar din livsstil och förenklar din dagliga agenda. De integreras sömlöst i ditt professionella och personliga liv, blir en pålitlig förtroende och en förlängning av dina förmågor. Oavsett om det gäller att koordinera komplexa scheman, hantera viktig kommunikation eller hantera intrikat logistik, ser en personlig assistent med dessa väsentliga egenskaper till att dina behov förutses, prioriteringar uppfylls och din totala effektivitet maximeras.
När du söker en personlig assistent, prioritera dessa egenskaper vid sidan av relevant kompetens och erfarenhet. Tillsammans skapar de grunden för ett framgångsrikt partnerskap och gör att du kan få ut det mesta av dina professionella och personliga ansträngningar.
Ett fantastiskt första intryck
Som din PA är den personen en talesman för dig och ett ansikte utåt för ditt företag/varumärke. Att uppfylla administrativa kärnuppgifter för din räkning, deras ord och handlingar är en förlängning av dina egna; helt klart behöver du någon med ett vänligt uppträdande och fulländad professionalism. Följaktligen håller många blivande arbetsgivare ständigt ögonen öppna efter en slående individ som matchar denna beskrivning. Om de gjorde ett bra första intryck på dig, är det troligt att de kommer att göra detsamma med andra i dina sociala och professionella kretsar. På Irving Scott förstår vi att en magnetisk personlighet måste komplettera en exceptionell kompetensuppsättning. När du möter vårt urval, överväga beteendelistan över egenskaper som du värdesätter mest i en blivande PA, och ge detta övervägande lika mått tillsammans med deras erfarenhetsmässiga egenskaper.
Irving Scott håller ovanstående egenskaper som väsentliga krav för varje PA i sin talangpool; vid sidan av de främsta egenskaperna för takt, diskretion, utmärkt problemlösning. Genom att tillåta oss att kringgå den ofta ansträngande sökprocessen å dina vägnar, genvägar vi din väg till hitta en utmärkt PA. The Guardian sa nyligen att "Där en PA eller sekreterare brukade ha en rent reaktiv roll, hittar de nu proaktivt nya sätt att förbättra processer och bidra till organisationens mål." Irving Scott kommer att säkerställa att din PA hjälper dig att nå dina mål, med flexibilitet, proaktivitet och professionalism varje steg på vägen.
