Когда деликатное жонглирование административными, личными и профессиональными обязанностями становится слишком сложным, самое время подумать о личном помощнике. Хотя роль Пенсильвания в популярной культуре играет все более важную роль – Кристен Стюарт, Энн Хэтэуэй и Скарлетт Йоханссон все в какой-то момент взяли на себя роли помощников в фильмах – алхимия того, что создает идеального личного помощника, трудно понять. Цитата Джозефа Эддисона выше демонстрирует основную функцию личного помощника – облегчение бремени других путем оптимизации процесса, постоянного профессионализма и поддержания высокого уровня обслуживания. Ваш личный помощник будет неразрывно связан с самыми важными профессиональными и личными проблемами вашего дня, а также процессом найма на отличный помощник является одним из самых строгих. Ниже мы описываем три ключевых качества, которые любой работодатель должен искать в своем PA.
«Никто не ценится в этом мире больше, чем тот, кто облегчает бремя другого», — Джозеф Аддисон.
Персональный помощник должен иметь гибкий подход
По мере того, как ваша работа или личная жизнь развиваются, также будут меняться и требования к вашему персональному помощнику. Таким образом, вам нужен человек с гибким набором навыков и личность. Некоторые навыки универсальны в описаниях для должностей PA, например, отличные навыки межличностного общения, ориентация на детали и хорошее владение компьютерными функциями. Например, умение хорошо справляться с несколькими задачами является центральным для самой сути роли PA. Тем не менее, задавайте вопросы на собеседованиях и вставляйте в контракты, что требования роли могут меняться, и кандидат PA должен будет выполнять обязанности «как назначено». Роберта Чински Матусон, основатель и директор Human Resource Solutions, консалтинговой компании по кадрам, утверждает, что это важно, чтобы «нанятый сотрудник не вернулся и не сказал: «Этого не было в моем описании работы». Хороший PA — это тот, у кого гибкий подход, тот, кто способен осваивать новые навыки на работе, чтобы соответствовать вашим потребностям.
Проактивная позиция
Быть личным помощником — это гораздо больше, чем просто выполнять административные задачи и управлять графиками. Это требует уникального набора качеств и навыков, которые могут существенно повысить вашу производительность и оптимизировать вашу повседневную жизнь. Работодатели ищут личных помощников, которые обладают тремя основными качествами, выходящими за рамки базовых, превращая их в незаменимые активы для их профессиональных и личных начинаний.
- Точное суждение и навыки предвидения: исключительный личный помощник обладает способностью предвидеть ваши потребности и принимать обоснованные решения от вашего имени. У них острое чувство суждения, что позволяет им расставлять приоритеты в задачах и эффективно распределять ресурсы. Благодаря их проницательной оценке ваших предпочтений, приоритетов и стиля работы они могут легко согласовывать свои действия с вашими, создавая гармоничную синергию, которая оптимизирует вашу производительность и экономит ваше драгоценное время.
- Проактивный подход и инициатива: Работодатели высоко ценят личных помощников, которые принимают проактивные меры для повышения эффективности и превышения ожиданий. Эти люди выходят за рамки основных административных задач, постоянно ища способы оптимизации процессов, улучшения рабочих процессов и предлагая инновационные решения. Их проактивный образ мышления позволяет им выявлять потенциальные проблемы до их возникновения, снижая риски и обеспечивая бесперебойную работу. Проявляя инициативу и думая на шаг вперед, они становятся незаменимыми в управлении непредвиденными проблемами и поддержке вас в достижении ваших целей.
- Надежность и независимость: личный помощник с высоким уровнем надежности и независимости является ценным активом в любой профессиональной среде. Они обладают честностью, чтобы обращаться с конфиденциальной информацией и всегда сохранять конфиденциальность. Работодатели полагаются на своих личных помощников, чтобы действовать в качестве их представителей, принимать решения и взаимодействовать с заинтересованными сторонами от их имени. Поэтому для личного помощника важно демонстрировать здравый смысл, профессионализм и способность проявлять осмотрительность в различных ситуациях. Их независимость позволяет им уверенно решать задачи и проблемы без постоянного надзора, давая вам свободу сосредоточиться на своих основных обязанностях.
Олицетворяя эти качества, личный помощник становится бесценным партнером, обновляя ваш образ жизни и упрощая вашу ежедневную повестку дня. Они легко интегрируются в вашу профессиональную и личную жизнь, становясь доверенным лицом и расширением ваших возможностей. Будь то координация сложных графиков, управление важными коммуникациями или обработка сложной логистики, личный помощник с этими необходимыми качествами гарантирует, что ваши потребности будут предвосхищены, приоритеты будут удовлетворены, а ваша общая эффективность будет максимальной.
При поиске личного помощника отдайте приоритет этим качествам наряду с соответствующими навыками и опытом. Вместе они создают основу для успешного партнерства и позволяют вам максимально использовать ваши профессиональные и личные начинания.
Отличное первое впечатление
Как ваш PA, этот человек является вашим представителем и лицом вашей компании/бренда. Выполняя основные административные задачи от вашего имени, их слова и действия являются продолжением ваших собственных; очевидно, вам нужен кто-то с дружелюбным поведением и безупречным профессионализмом. Следовательно, многие начинающие работодатели постоянно держат глаза открытыми в поисках яркой личности, соответствующей этому описанию. Если они произвели на вас отличное первое впечатление, то, скорее всего, они сделают то же самое и с другими в ваших социальных и профессиональных кругах. В Irving Scott мы понимаем, что магнетическая личность должна дополнять исключительный набор навыков. При соответствии нашему выбору рассмотрите поведенческий список черт, которые вы больше всего цените в потенциальном PA, и уделите этому соображение в равной степени наряду с их практическими характеристиками.
Ирвинг Скотт считает вышеперечисленные черты существенными требованиями для каждого PA в своем кадровом резерве; наряду с главными характеристиками такта, рассудительности, превосходного решения проблем. Позволяя нам обойти часто изнурительный процесс поиска от вашего имени, мы сокращаем ваш путь к найти отличного помощника. Недавно The Guardian сообщила, что «Раньше помощник или секретарь выполняли исключительно реактивную роль, а теперь они активно ищут новые способы улучшения процессов и вносят вклад в достижение целей организации». Ирвинг Скотт позаботится о том, чтобы ваш помощник помог вам достичь ваших целей, проявляя гибкость, активность и профессионализм на каждом этапе пути.
