Mandarin Speaking Executive Assistant (EA), London

Plats: London

Lön: Konkurrenskraftig och anpassad till erfarenhet

Konkurrenskraftig och anpassad till erfarenhet Söker efter en duktig Executive Assistant med minst 5 års yrkeserfarenhet, helst inom ett privat kontor. Flytande i både engelska och mandarin är en förutsättning. Den idealiska kandidaten kommer att ta med sig avancerad teknisk kompetens, särskilt i Microsoft Office Suite, och visa upp en extraordinär organisatorisk förmåga, särskilt när det gäller att hantera intrikata scheman och koordinera internationella resor. Väsentliga personliga egenskaper inkluderar ett lösningsorienterat tänkesätt, överlägsen kommunikationsförmåga och ett orubbligt engagemang för diplomatiska och diskreta interaktioner.
Ansvar:

Administrativt stöd:

1. Säkerställ ett effektivt arbetsflöde för rektorn genom att hantera deras dagliga resplan och tillhandahålla en sköld för sin tid.
2. Främja relationer med affärskontakter och personliga kontakter, såväl som teammedlemmar, för att organisera och effektivisera möten.
3. Koordinera möten över flera tidszoner, med både personliga och virtuella inställningar.
4. Förkämpa effektiv tidshantering genom att proaktivt identifiera potentiella schemakonflikter och erbjuda flexibla lösningar.
5. Tillhandahålla omfattande veckoplaner.
6. Säkra distributionen av relevanta dokument till auktoriserade tredje parter när så begärs.
7. Schemalägg personliga möten och evenemang och reservera lämpliga platser.
8. Sammanställ och hantera kostnadsrapporter.
9. Utför tillfälliga administrativa och personliga uppgifter vid behov.
10. Hantera dagliga administrativa uppgifter och korrespondenser.
11. Bidra till särskilda projekt enligt uppdrag.

E-posthantering:

1. Övervaka och hantera alla företagsrelaterade e-postmeddelanden.
2. Filtrera viktig information och eskalera omedelbart brådskande ärenden till rektors uppmärksamhet.
3. Upprätthålla ett organiserat och effektivt arkivsystem.

Resekoordinering:

1. Koordinera alla aspekter av affärsresor, inklusive boende, lokala transporter etc.
2. Övervaka reselogistik, visumkrav och resplaner, inklusive nödvändig dokumentation.
3. Upprätthåll en korrekt registrering av resehistorik.

Kvalifikationer:

Utbildning: Högskoleutbildning skulle vara fördelaktigt.

Språkkunskaper: Flytande i både engelska och mandarin.

Tekniska färdigheter: Omfattande kunskap om Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) och PDF-formatering är avgörande. Bekantskap med Adobe Photoshop och Adobe InDesign skulle vara meriterande.

Arbetserfarenhet: Minst fem år som Executive Assistant i en professionell miljö, gärna i en privat kontorsmiljö. Påvisbar erfarenhet av förtroendeuppdrag och schemahantering är ett krav.

Ideal kandidatprofil:

Erfarenhet: Kandidaten bör ha minst 5 års erfarenhet som chef eller personlig assistent, helst inom ett privat kontor. Denna erfarenhet kommer att göra det möjligt för kandidaten att hantera denna rolls dynamiska och mångfacetterade ansvarsområden på ett skickligt sätt.

Utbildning: En högre utbildningsnivå gynnas, vilket understryker akademisk spetskompetens och förmågan att snabbt förstå komplexa begrepp. Kandidaten måste vara flytande i engelska och mandarin, vilket underlättar effektiv kommunikation med olika intressenter.

Tekniska förmågor: Den idealiska kandidaten kommer att ha skickliga kunskaper i Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) och PDF-formatering. Kunskaper om Adobe Photoshop och InDesign skulle vara en stor tillgång, som visar anpassningsförmåga till olika programvaruverktyg.

Personlighetsdrag: Kandidaten kommer konsekvent att visa diplomati och diskretion. De kommer att ha exceptionella organisatoriska färdigheter, ett pragmatiskt arbetssätt och noggrann uppmärksamhet på detaljer. Effektiva skriftliga och muntliga kommunikationsförmåga är avgörande för att effektivt kommunicera med en rad olika intressenter, såsom gallerier, museer och leverantörer.

Tidsplanering: Den idealiska kandidaten bör ha bevisad förtroendeförmåga och exemplariska schemahanteringsförmåga som krävs av rollens karaktär, vilket kräver effektiv hantering av en komplex kalender och samordning av flera uppgifter.