Mandarin sprechender Executive Assistant (EA), London

Standort: London

Gehalt: Wettbewerbsfähig und entsprechend der Erfahrung

Wettbewerbsfähig und der Erfahrung angemessen. Gesucht wird eine erfahrene Assistentin der Geschäftsleitung mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung, vorzugsweise in einem privaten Büro. Fließende Englisch- und Mandarinkenntnisse sind Voraussetzung. Der ideale Kandidat bringt fortgeschrittene technische Kompetenzen mit, insbesondere in Microsoft Office Suite, und zeigt außergewöhnliches Organisationstalent, insbesondere bei der Verwaltung komplexer Zeitpläne und der Koordinierung internationaler Reisen. Zu den wesentlichen persönlichen Eigenschaften gehören eine lösungsorientierte Denkweise, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und ein unerschütterliches Engagement für diplomatische und diskrete Interaktionen.
Aufgaben:

Administrative Unterstützung:

1. Sorgen Sie für einen effizienten Arbeitsablauf für den Auftraggeber, indem Sie dessen tägliche Reiseroute verwalten und ihm einen Zeitschutz bieten.
2. Pflegen Sie Beziehungen zu geschäftlichen und persönlichen Kontakten sowie zu Teammitgliedern, um Besprechungen zu organisieren und zu optimieren.
3. Koordinieren Sie Besprechungen über mehrere Zeitzonen hinweg und berücksichtigen Sie dabei sowohl persönliche als auch virtuelle Umgebungen.
4. Fördern Sie ein effektives Zeitmanagement, indem Sie potenzielle Terminkonflikte proaktiv erkennen und flexible Lösungen anbieten.
5. Stellen Sie umfassende Wochenpläne bereit.
6. Stellen Sie sicher, dass relevante Dokumente auf Anfrage an autorisierte Dritte weitergegeben werden.
7. Vereinbaren Sie persönliche Termine und Veranstaltungen und reservieren Sie passende Veranstaltungsorte.
8. Erstellen und verwalten Sie Spesenabrechnungen.
9. Erledigen Sie bei Bedarf gelegentliche administrative und persönliche Aufgaben.
10. Verwalten Sie tägliche Verwaltungsaufgaben und Korrespondenzen.
11. Tragen Sie je nach Auftrag zu besonderen Projekten bei.

E-Mail-Management:

1. Überwachen und verwalten Sie alle geschäftsbezogenen E-Mails.
2. Filtern Sie wichtige Informationen und leiten Sie dringende Angelegenheiten umgehend an den Auftraggeber weiter.
3. Halten Sie ein organisiertes und effizientes Ablagesystem aufrecht.

Reisekoordination:

1. Koordinieren Sie alle Aspekte von Geschäftsreisen, einschließlich Unterkunft, Transport vor Ort usw.
2. Überwachen Sie die Reiselogistik, Visabestimmungen und Reiserouten, einschließlich der erforderlichen Dokumentation.
3. Führen Sie eine genaue Aufzeichnung des Reiseverlaufs.

Qualifikationen:

Ausbildung: Eine Hochschulausbildung wäre von Vorteil.

Sprachkenntnisse: Fließend in Englisch und Mandarin.

Technische Kenntnisse: Umfassende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) und der PDF-Formatierung sind von entscheidender Bedeutung. Kenntnisse in Adobe Photoshop und Adobe InDesign wären von Vorteil.

Arbeitserfahrung: Mindestens fünf Jahre Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung in einem professionellen Umfeld, vorzugsweise in einem privaten Büro. Nachweisbare Erfahrung in treuhänderischen Aufgaben und Terminmanagement ist zwingend erforderlich.

Ideales Kandidatenprofil:

Erfahrung: Der Kandidat sollte über mindestens 5 Jahre Erfahrung als leitender oder persönlicher Assistent verfügen, vorzugsweise in einem Privatbüro. Diese Erfahrung versetzt den Kandidaten in die Lage, die dynamischen und vielfältigen Verantwortlichkeiten dieser Rolle geschickt zu bewältigen.

Ausbildung: Bevorzugt wird ein tertiärer Bildungsabschluss, der akademische Exzellenz und die Fähigkeit, komplexe Konzepte schnell zu erfassen, unterstreicht. Der Kandidat muss fließend Englisch und Mandarin sprechen, um eine effektive Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen zu ermöglichen.

Technische Fähigkeiten: Der ideale Kandidat verfügt über fundierte Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) und der PDF-Formatierung. Kenntnisse in Adobe Photoshop und InDesign wären von großem Vorteil und demonstrieren die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Softwaretools.

Persönliche Eigenschaften: Der Kandidat wird stets Diplomatie und Diskretion an den Tag legen. Sie verfügen über außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, eine pragmatische Herangehensweise an die Aufgaben und viel Liebe zum Detail. Effektive schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sind für die effiziente Kommunikation mit einer Reihe von Interessengruppen wie Galerien, Museen und Lieferanten von größter Bedeutung.

Zeiteinteilung: Der ideale Kandidat sollte über nachgewiesene treuhänderische Fähigkeiten und vorbildliche Terminverwaltungsfähigkeiten verfügen, die durch die Art der Rolle erforderlich sind, die eine effiziente Verwaltung eines komplexen Kalenders und die Koordination mehrerer Aufgaben erfordert.