Asistente ejecutivo que habla mandarín (EA), Londres

Ubicación: Londres

Salario: Competitivo y acorde a la experiencia.

Se busca un asistente ejecutivo consumado que cuente con un mínimo de 5 años de experiencia profesional, preferiblemente en una oficina privada. La fluidez en inglés y mandarín es un requisito previo. El candidato ideal aportará competencias técnicas avanzadas, particularmente en Microsoft Office Suite, y demostrará una extraordinaria perspicacia organizativa, especialmente en la gestión de agendas complejas y la coordinación de viajes internacionales. Los rasgos personales esenciales incluyen una mentalidad orientada a soluciones, habilidades de comunicación superiores y una dedicación inquebrantable a las interacciones diplomáticas y discretas.
Responsabilidades:

Soporte administrativo:

1. Garantice un flujo de trabajo eficiente para el director gestionando su itinerario diario y protegiendo su tiempo.
2. Fomentar las relaciones con contactos comerciales y personales, así como con miembros del equipo, para organizar y agilizar reuniones.
3. Coordine reuniones en múltiples zonas horarias, acomodando entornos tanto presenciales como virtuales.
4. Promocione la gestión eficaz del tiempo identificando de forma proactiva posibles conflictos de horarios y ofreciendo soluciones flexibles.
5. Proporcionar planes semanales completos.
6. Salvaguardar la distribución de los documentos pertinentes a terceros autorizados cuando así se solicite.
7. Programe citas y eventos personales y reserve lugares adecuados.
8. Recopilar y gestionar informes de gastos.
9. Realizar tareas administrativas y personales ocasionales según sea necesario.
10. Gestionar tareas administrativas diarias y correspondencias.
11. Contribuir a proyectos especiales según lo asignado.

Gestión de correo electrónico:

1. Supervise y administre todos los correos electrónicos relacionados con la empresa.
2. Filtrar información esencial y elevar rápidamente los asuntos urgentes a la atención del director.
3. Mantener un sistema de archivo organizado, organizado y eficiente.

Coordinación de viajes:

1. Coordinar todos los aspectos de los viajes de negocios, incluido el alojamiento, el transporte local, etc.
2. Supervisar la logística de viajes, los requisitos de visa y los itinerarios de viaje, incluida la documentación necesaria.
3. Mantener un registro preciso del historial de viajes.

Calificaciones:

Educación: La educación terciaria sería ventajosa.

Habilidades lingüísticas: Fluidez en inglés y mandarín.

Competencias técnicas: Es fundamental tener un conocimiento completo de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) y del formato PDF. Sería beneficioso estar familiarizado con Adobe Photoshop y Adobe InDesign.

Experiencia laboral: Al menos cinco años como Asistente Ejecutivo en un entorno profesional, preferiblemente en una oficina privada. Es obligatoria experiencia demostrable en tareas fiduciarias y gestión de agenda.

Perfil del candidato ideal:

Experiencia: El candidato debe tener al menos 5 años de experiencia como Ejecutivo o Asistente Personal, preferiblemente en una oficina privada. Esta experiencia permitirá al candidato gestionar hábilmente las responsabilidades dinámicas y multifacéticas de este puesto.

Educación: Se favorece un nivel de educación terciaria, que subraya la excelencia académica y la capacidad de comprender conceptos complejos rápidamente. El candidato debe dominar el inglés y el mandarín, lo que facilitará la comunicación efectiva con las distintas partes interesadas.

Habilidades técnicas: El candidato ideal tendrá habilidades competentes en Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) y formato PDF. El conocimiento de Adobe Photoshop e InDesign sería una ventaja considerable, ya que demostraría adaptabilidad a diversas herramientas de software.

Características personales: El candidato mostrará constantemente diplomacia y discreción. Poseerán habilidades organizativas excepcionales, un enfoque pragmático de las tareas y una atención meticulosa a los detalles. Las habilidades de comunicación verbal y escrita efectivas son fundamentales para establecer un enlace eficiente con una variedad de partes interesadas, como galerías, museos y proveedores.

Gestión del tiempo: El candidato ideal debe tener habilidades fiduciarias comprobadas y capacidades ejemplares de gestión de cronogramas requeridas por la naturaleza del puesto, que exige una gestión eficiente de un calendario complejo y la coordinación de múltiples tareas.