Assistente esecutivo di lingua mandarina (EA), Londra

Posizione: Londra

Stipendio: Competitivo e commisurato all'esperienza

Competitivo e commisurato all'esperienza Ricerca di un assistente esecutivo esperto che vanti un minimo di 5 anni di esperienza professionale, preferibilmente all'interno di un ufficio privato. La conoscenza fluente dell'inglese e del mandarino è un prerequisito. Il candidato ideale porterà competenze tecniche avanzate, in particolare nella suite Microsoft Office, e dimostrerà uno straordinario acume organizzativo, in particolare nella gestione di programmi complessi e nel coordinamento di viaggi internazionali. I tratti personali essenziali includono una mentalità orientata alle soluzioni, capacità di comunicazione superiori e una dedizione incrollabile alle interazioni diplomatiche e discrete.
Responsabilità:

Supporto amministrativo:

1. Garantire un flusso di lavoro efficiente per il preside gestendo il suo itinerario quotidiano e fornendo uno scudo per il suo tempo.
2. Promuovere le relazioni con contatti aziendali e personali, nonché con i membri del team, per organizzare e semplificare le riunioni.
3. Coordina le riunioni in più fusi orari, adattandole sia in presenza che in ambienti virtuali.
4. Promuovi una gestione efficace del tempo identificando in modo proattivo potenziali conflitti di pianificazione e offrendo soluzioni flessibili.
5. Fornire piani settimanali completi.
6. Salvaguardare la distribuzione dei documenti pertinenti a terze parti autorizzate quando richiesto.
7. Pianifica appuntamenti ed eventi personali e prenota le sedi appropriate.
8. Compilare e gestire note spese.
9. Eseguire attività amministrative e personali occasionali secondo necessità.
10. Gestire le attività amministrative quotidiane e la corrispondenza.
11. Contribuire a progetti speciali come assegnati.

Gestione della posta elettronica:

1. Monitora e gestisci tutte le e-mail relative all'azienda.
2. Filtra le informazioni essenziali e porta tempestivamente le questioni urgenti all'attenzione del preside.
3. Mantenere un sistema di archiviazione organizzato ed efficiente.

Coordinamento del viaggio:

1. Coordinare tutti gli aspetti dei viaggi d'affari, inclusi alloggio, trasporti locali, ecc.
2. Supervisionare la logistica di viaggio, i requisiti per il visto e gli itinerari di viaggio, inclusa la documentazione necessaria.
3. Mantenere un registro accurato della cronologia dei viaggi.

Titoli di studio:

Formazione scolastica: L’istruzione terziaria sarebbe vantaggiosa.

Competenze linguistiche: fluente sia in inglese che in mandarino.

Competenze tecniche: È fondamentale una conoscenza approfondita della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e della formattazione PDF. La familiarità con Adobe Photoshop e Adobe InDesign sarebbe utile.

Esperienza di lavoro: Almeno cinque anni come assistente esecutivo in un ambiente professionale, preferibilmente in un ufficio privato. È obbligatoria un'esperienza dimostrabile in compiti fiduciari e gestione del programma.

Profilo del candidato ideale:

Esperienza: Il candidato deve avere almeno 5 anni di esperienza come assistente esecutivo o personale, preferibilmente in un ufficio privato. Questa esperienza consentirà al candidato di gestire abilmente le responsabilità dinamiche e sfaccettate di questo ruolo.

Formazione scolastica: Viene favorito un livello di istruzione terziaria, che sottolinea l'eccellenza accademica e la capacità di comprendere rapidamente concetti complessi. Il candidato deve parlare fluentemente inglese e mandarino, facilitando una comunicazione efficace con le varie parti interessate.

Abilità tecniche: Il candidato ideale avrà competenze approfondite nella suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) e nella formattazione PDF. La conoscenza di Adobe Photoshop e InDesign costituirebbe un vantaggio considerevole, dimostrando adattabilità a vari strumenti software.

Caratteristiche personali: Il candidato mostrerà costantemente diplomazia e discrezione. Possederanno eccezionali capacità organizzative, un approccio pragmatico al compito e una meticolosa attenzione ai dettagli. Efficaci capacità di comunicazione scritta e verbale sono fondamentali per collaborare in modo efficiente con una vasta gamma di parti interessate, come gallerie, musei e fornitori.

Gestione del tempo: Il candidato ideale dovrebbe possedere comprovate capacità fiduciarie e capacità esemplari di gestione della pianificazione richieste dalla natura del ruolo, che richiede una gestione efficiente di un calendario complesso e il coordinamento di molteplici attività.