مساعد تنفيذي يتحدث لغة الماندرين (EA)، لندن

موقع: لندن

مرتب: تنافسية وتتناسب مع الخبرة

تنافسية وتتناسب مع الخبرة البحث عن مساعد تنفيذي بارع يتمتع بخبرة مهنية لا تقل عن 5 سنوات، ويفضل أن يكون ذلك داخل مكتب خاص. يعد إتقان اللغتين الإنجليزية والماندرين شرطًا أساسيًا. سيجلب المرشح المثالي كفاءات تقنية متقدمة، خاصة في Microsoft Office Suite، وسيعرض فطنة تنظيمية غير عادية، خاصة في إدارة الجداول الزمنية المعقدة وتنسيق الرحلات الدولية. تشمل السمات الشخصية الأساسية عقلية موجهة نحو الحلول، وقدرات اتصال فائقة، وتفانيًا لا يتزعزع في التفاعلات الدبلوماسية والسرية.
المسؤوليات:

الدعم الإداري:

1. ضمان سير العمل الفعال للمدير من خلال إدارة خط سير رحلته اليومية وتوفير درع لوقته.
2. تعزيز العلاقات مع جهات الاتصال التجارية والشخصية، وكذلك أعضاء الفريق، لتنظيم الاجتماعات وتبسيطها.
3. تنسيق الاجتماعات عبر مناطق زمنية متعددة، مع مراعاة الإعدادات الشخصية والافتراضية.
4. دعم الإدارة الفعالة للوقت من خلال التحديد الاستباقي لتعارضات الجدول الزمني المحتملة وتقديم حلول مرنة.
5. تقديم خطط أسبوعية شاملة.
6. حماية توزيع الوثائق ذات الصلة إلى أطراف ثالثة معتمدة عند الطلب.
7. جدولة المواعيد والمناسبات الشخصية، وحجز الأماكن المناسبة.
8. تجميع وإدارة تقارير النفقات.
9. أداء المهام الإدارية والشخصية في بعض الأحيان حسب الحاجة.
10. إدارة المهام الإدارية اليومية والمراسلات.
11. المساهمة في المشاريع الخاصة كما تم تعيينها.

إدارة البريد الإلكتروني:

1. مراقبة وإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالأعمال.
2. تصفية المعلومات الأساسية وتصعيد الأمور العاجلة على الفور إلى انتباه المدير.
3. الحفاظ على نظام حفظ منظم وفعال.

تنسيق السفر:

1. تنسيق جميع جوانب رحلات العمل، بما في ذلك الإقامة والنقل المحلي وما إلى ذلك.
2. الإشراف على لوجستيات السفر ومتطلبات التأشيرة ومسارات السفر، بما في ذلك الوثائق اللازمة.
3. الاحتفاظ بسجل دقيق لتاريخ السفر.

مؤهلات:

تعليم: التعليم العالي سيكون مفيدا.

المهارات اللغوية: يجيد اللغتين الإنجليزية والماندرين.

الكفاءات الفنية: تعد المعرفة الشاملة ببرنامج Microsoft Office Suite (Outlook وWord وExcel) وتنسيق PDF أمرًا بالغ الأهمية. سيكون الإلمام ببرنامج Adobe Photoshop وAdobe InDesign مفيدًا.

خبرة في العمل: خمس سنوات على الأقل كمساعد تنفيذي في بيئة مهنية، ويفضل أن يكون ذلك في مكتب خاص. تعتبر الخبرة التي يمكن إثباتها في المهام الائتمانية وإدارة الجدول الزمني إلزامية.

ملف المرشح المثالي:

خبرة: يجب أن يتمتع المرشح بخبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد تنفيذي أو شخصي، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة مكتب خاص. ستمكن هذه الخبرة المرشح من إدارة المسؤوليات الديناميكية والمتعددة الأوجه لهذا الدور ببراعة.

تعليم: يفضل الحصول على مستوى التعليم العالي، مما يؤكد التفوق الأكاديمي والقدرة على فهم المفاهيم المعقدة بسرعة. يجب أن يتقن المرشح اللغة الإنجليزية والماندرين، مما يسهل التواصل الفعال مع مختلف أصحاب المصلحة.

مهارات تقنية: سيتمتع المرشح المثالي بمهارات فعالة في تنسيق Microsoft Office Suite (Outlook وWord وExcel) وتنسيق PDF. ستكون المعرفة ببرنامجي Adobe Photoshop وInDesign بمثابة رصيد كبير، مما يدل على القدرة على التكيف مع الأدوات البرمجية المختلفة.

الخصائص الشخصية: سيظهر المرشح باستمرار الدبلوماسية والتقدير. سيمتلكون مهارات تنظيمية استثنائية ونهجًا عمليًا للمهام واهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل. تعتبر مهارات الاتصال الكتابي والشفوي الفعالة ذات أهمية قصوى للاتصال بكفاءة مع مجموعة من أصحاب المصلحة، مثل المعارض والمتاحف والموردين.

إدارة الوقت: يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات ائتمانية مثبتة وقدرات مثالية لإدارة الجدول الزمني تقتضيها طبيعة الدور، والتي تتطلب إدارة فعالة لتقويم معقد وتنسيق مهام متعددة.