عندما يصبح التوفيق الدقيق بين الالتزامات الإدارية والشخصية والمهنية صعبًا للغاية، فقد حان الوقت للتفكير في الاستعانة بمساعد شخصي. في حين أن دور المساعد الشخصي هو السلطة الفلسطينية في الثقافة الشعبية، تلعب المساعدة الشخصية دورًا متزايد الأهمية - فقد تولت كريستين ستيوارت وآنا هاثاواي وسكارليت جوهانسون أدوار المساعدين الشخصيين في الأفلام في مرحلة ما - ومن الصعب فهم الكيمياء التي تخلق المساعد الشخصي المثالي. يوضح اقتباس جوزيف أديسون أعلاه الوظيفة الأساسية للمساعد الشخصي - تخفيف العبء عن الآخرين من خلال تبسيط العملية، والاحتراف المستمر، والحفاظ على مستوى عالٍ من الرعاية. سيكون مساعدك الشخصي مرتبطًا بشكل لا ينفصم بأهم الاهتمامات المهنية والشخصية في يومك، وعملية التوظيف. مساعد شخصي ممتاز يعد هذا أحد أكثر معاييرنا صرامة. فيما يلي، نحدد الصفات الرئيسية الثلاث التي يجب على أي صاحب عمل أن يبحث عنها في المساعد الشخصي.
"لا يوجد أحد أكثر تقديرًا في هذا العالم من شخص يخفف عبء شخص آخر" جوزيف أديسون.
يجب أن يكون لدى المساعد الشخصي نهج مرن
مع تطور وظيفتك أو حياتك الشخصية، ستتطور أيضًا متطلبات مساعدك الشخصي. وبالتالي، فأنت بحاجة إلى شخص يتمتع بمجموعة مرنة من المهارات شخصيةإن بعض المهارات تعتبر عالمية في أوصاف وظائف المساعد الشخصي، مثل مهارات التعامل مع الآخرين الممتازة، والاهتمام بالتفاصيل، والمهارة الجيدة في وظائف الكمبيوتر. على سبيل المثال، يعد تعدد المهام الجيد أمرًا أساسيًا في جوهر دور المساعد الشخصي. ومع ذلك، اسأل في المقابلات، وأدرج في العقود، إمكانية أن تكون متطلبات الدور عرضة للتغيير، ومن المتوقع أن يقوم المرشح للمساعد الشخصي بأداء المهام "كما هو مكلف". تقول روبرتا تشينسكي ماتوسون، مؤسسة ومديرة شركة Human Resource Solutions، وهي شركة استشارات موارد بشرية، إن هذا أمر ضروري، حتى "لا يعود الموظف ويقول "لم يكن هذا في وصف وظيفتي". المساعد الشخصي الجيد هو الشخص الذي يتمتع بنهج مرن، وهو الشخص القادر على تعلم مهارات جديدة في العمل لتناسب احتياجاتك.
موقف استباقي
إن كونك مساعدًا شخصيًا يستلزم أكثر من مجرد التعامل مع المهام الإدارية وإدارة الجداول الزمنية. فهو يتطلب مجموعة فريدة من الصفات والمهارات التي يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في تعزيز إنتاجيتك وتبسيط حياتك اليومية. يبحث أصحاب العمل عن مساعدين شخصيين يتمتعون بثلاث صفات أساسية تتجاوز الأساسيات، وتحولهم إلى أصول لا غنى عنها لجهودهم المهنية والشخصية.
- القدرة على الحكم الدقيق والمهارات الاستباقية: يتمتع المساعد الشخصي الاستثنائي بالقدرة على توقع احتياجاتك واتخاذ قرارات مستنيرة نيابة عنك. يتمتع بحس حكمي حاد، مما يمكنه من تحديد أولويات المهام وتخصيص الموارد بكفاءة. من خلال تقييمه الثاقب لتفضيلاتك وأولوياتك وأسلوب عملك، يمكنه مواءمة أنشطته بسلاسة مع أنشطتك، مما يخلق تآزرًا متناغمًا يعمل على تحسين إنتاجيتك ويوفر لك وقتًا ثمينًا.
- النهج الاستباقي والمبادرة: يقدر أصحاب العمل بشكل كبير المساعدين الشخصيين الذين يتخذون تدابير استباقية لتعزيز الكفاءة وتجاوز التوقعات. يتجاوز هؤلاء الأفراد المهام الإدارية الأساسية من خلال البحث باستمرار عن طرق لتبسيط العمليات وتحسين سير العمل واقتراح حلول مبتكرة. تسمح لهم عقليتهم الاستباقية بتحديد المشكلات المحتملة قبل ظهورها، مما يخفف من المخاطر ويضمن سير العمليات بسلاسة. من خلال اتخاذ المبادرة والتفكير خطوة للأمام، يصبحون لا غنى عنهم في إدارة التحديات غير المتوقعة ودعمك في تحقيق أهدافك.
- الثقة والاستقلال: إن المساعد الشخصي الذي يتمتع بمستوى عالٍ من الثقة والاستقلالية يعد من الأصول القيمة في أي بيئة مهنية. فهو يتمتع بالنزاهة اللازمة للتعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية في جميع الأوقات. ويعتمد أصحاب العمل على مساعديهم الشخصيين للعمل كممثلين لهم، واتخاذ القرارات والتفاعل مع أصحاب المصلحة نيابة عنهم. لذلك، من الضروري أن يُظهِر المساعد الشخصي الحكم السليم والاحتراف والقدرة على ممارسة التقدير في المواقف المختلفة. وتتيح له استقلاليته التعامل بثقة مع المهام وحل المشكلات دون إشراف مستمر، مما يمنحك الحرية للتركيز على مسؤولياتك الأساسية.
من خلال تجسيد هذه الصفات، يصبح المساعد الشخصي شريكًا لا يقدر بثمن، ويجدد نمط حياتك، ويبسط جدول أعمالك اليومي. يتكاملون بسلاسة في حياتك المهنية والشخصية، ويصبحون صديقًا موثوقًا به وامتدادًا لقدراتك. سواء كان الأمر يتعلق بتنسيق الجداول الزمنية المعقدة، أو إدارة الاتصالات المهمة، أو التعامل مع اللوجستيات المعقدة، فإن المساعد الشخصي الذي يتمتع بهذه الصفات الأساسية يضمن توقع احتياجاتك، وتلبية أولوياتك، وتعظيم كفاءتك الإجمالية.
عند البحث عن مساعد شخصي، ضع هذه الصفات في الأولوية إلى جانب المهارات والخبرة ذات الصلة. معًا، تشكل هذه الصفات الأساس لشراكة ناجحة وتمكنك من تحقيق أقصى استفادة من مساعيك المهنية والشخصية.
انطباع أولي عظيم
بصفتك مساعدًا شخصيًا، فإن هذا الفرد هو المتحدث باسمك ووجه شركتك/علامتك التجارية. وفي أداء المهام الإدارية الأساسية نيابة عنك، فإن كلماته وأفعاله هي امتداد لكلماتك وأفعالك؛ ومن الواضح أنك بحاجة إلى شخص يتمتع بسلوك ودود واحترافية تامة. وبالتالي، فإن العديد من أصحاب العمل الطموحين يبقون أعينهم مفتوحة باستمرار على فرد مميز يطابق هذا الوصف. إذا تركوا انطباعًا أوليًا رائعًا عليك، فمن المحتمل أن يفعلوا الشيء نفسه مع الآخرين في دوائرك الاجتماعية والمهنية. في إيرفينج سكوت، نتفهم أن الشخصية الجذابة يجب أن تكمل مجموعة مهارات استثنائية. عند تلبية اختيارنا، ضع في اعتبارك قائمة السمات السلوكية التي تقدرها أكثر في المساعد الشخصي المحتمل، وامنح هذا الاعتبار قدرًا متساويًا جنبًا إلى جنب مع خصائصه التجريبية.
يتمتع إيرفينج سكوت بالصفات المذكورة أعلاه باعتبارها متطلبات أساسية لكل مساعد شخصي في مجموعة المواهب التي يمتلكها؛ إلى جانب السمات الرئيسية المتمثلة في اللباقة، والحكمة، وحل المشكلات بشكل ممتاز. من خلال السماح لنا بالالتفاف على عملية البحث المرهقة نيابة عنك، فإننا نختصر طريقك إلى العثور على مساعد شخصي ممتاز. ذكرت صحيفة الجارديان مؤخرًا أنه "في حين كان دور المساعد الشخصي أو السكرتير في الماضي تفاعليًا بحتًا، إلا أنهما الآن يبحثان بشكل استباقي عن طرق جديدة لتحسين العمليات والمساهمة في تحقيق أهداف المنظمة". سيضمن إيرفينج سكوت أن يساعدك المساعد الشخصي في تحقيق أهدافك، بمرونة واستباقية واحترافية في كل خطوة على الطريق.
